所谓档案数字化(digitization)是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

　　纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使档案信息资源得到共享，以满足单位或社会对档案利用的需求。就数据内容而言，档案数字化加工应包括目录数据(档案)、文件数据(扫描原件)、多媒体数据(图档、音频、视频)等。

　　档案数字化的主要作用

　　①、档案数字化是档案信息化建设重要内容，档案信息化建设的核心是资源建设。

　　资源建设包括两大方面任务：

　　一是现有档案的目录数据库建设和重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化;二是现行电子文件归档与电子档案管理。

　　②、档案数字化能有效地保护档案原件。

　　⑴、代替原件使用，保护档案原件。

　　⑵、数字化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。

　　⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

　　安全性原则

　　安全性是档案数字化过程中时刻要注意的问题。由于前面提到过的档案的原真性以及一些其它原因，安全性对于档案数字化显得尤为重要。

　　首先要保证档案原件的安全。在数字化过程中可能要对档案进行拆卷扫描，每一步都要十分注意对档案原件的保护，不能因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。其次，是要保证档案信息内容的原真性和保密性。由于档案信息的开放程度受密级的限制，有些档案信息不宜公开，原则上这些档案不应列入数字化范围，或者应为这些有保密要求的数字化档案加上可靠的保密措施。

　　规范性原则

　　档案数字化的目的是利用计算机网络这种新型的信息通道，向全国甚至全球提供数字化档案信息。因此在档案数字化时应采用各方统一并认可的规范与标准。只有符合统一的标准，才能真正实现数字化档案信息的网上高效传输，而不至于因为文件存储格式和软硬件平台的不同而造成资源的浪费，同时也有助于确定一个最佳的档案数字化技术方案。如果缺乏统一的标准和规范，档案数字化将会成为阻碍档案信息化、网络化建设的一个重要原因。

　　高效性原则

　　首先，应在充分研究分析的基础上选择档案数字化最优方案，包括最优化的工作流程，最合理的数字化信息存储格式，以及先进、高效、经济的数字化加工设备等。

　　其次，高效性原则的又一要求是注重档案数字化工作的整体性与协作性。为避免档案信息的重复数字化和数字化工作资源的浪费，保证档案信息的系统与完整，档案数字化工作应特别强调互补协作和系统高效。

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